📋 この記事でわかること
電子帳簿保存法の電子取引データ保存について、2024年1月から恒久化された「新たな猶予措置」の中身を、実務担当者の目線で整理します。旧「宥恕（ゆうじょ）措置」との違い、猶予措置が使える3つの条件、そして誤解されやすい「相当の理由」と「ダウンロードの求め」の意味を、条文の言い回しをかみくだいて解説します。あわせて、原則的な保存要件（真実性・可視性）の全体像と、明日から着手できる社内規程・保存フローの整備手順をチェックリスト形式でまとめました。総務・経理のご担当者が「まず何をすればよいか」を迷わず動けることをめざした内容です。制度の細かな数値は改正で変わりうるため、最終判断の前には必ず国税庁の最新情報をご確認ください。
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「請求書をメールでもらったら、印刷してファイルに綴じておけば大丈夫」——数年前まで当たり前だったこの運用が、いまは原則として認められなくなりました。電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、メールやWebでやり取りした取引データは、データのまま保存することが義務づけられています。
とはいえ、すべての中小企業がすぐに専用システムを整えられるわけではありません。そこで用意されているのが、2024年1月から恒久化された「新たな猶予措置」です。この記事では、この猶予措置を正しく理解し、無理のない範囲で社内の保存フローを整えるための考え方と手順を、現場目線で解説します。
電帳法の電子取引データ保存とは？義務化の全体像
まず、話の土台となる「電子取引データ保存」の枠組みを確認します。電帳法には大きく分けて3つの区分がありますが、全事業者に関わってくるのが電子取引の部分です。ここを取り違えると、対応の優先順位を誤ってしまいます。
電帳法の3区分と、電子取引の位置づけ
電帳法が定める保存のルールは、次の3つに整理できます。それぞれ対象と義務の性質が異なります。
| 区分 | 対象となる書類 | 電子保存の位置づけ |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿・決算書類など | 任意（電子で保存してもよい） |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書・領収書など | 任意（紙のまま保存してもよい） |
| 電子取引データ保存 | メール・Web等でやり取りした取引データ | 義務（データで保存が必須） |
ポイントは、上の2つが「電子でもよい」という任意の選択肢であるのに対し、電子取引データ保存だけが「データで保存しなければならない」義務だという点です。会計ソフトの導入やスキャン運用を後回しにしても、電子取引への対応は避けて通れません。
「電子取引」に当たる取引の具体例
電子取引とは、注文・契約・請求といった取引情報を、紙ではなく電磁的な方式でやり取りすることを指します。ふだんの業務では、次のようなやり取りが幅広く該当します。
- 取引先からメールに添付されたPDFの請求書や見積書を受け取った
- 自社から取引先へメールで注文書のPDFを送った
- 通販サイトやクラウドサービスの管理画面から領収書・利用明細をダウンロードした
- クラウド見積・受発注サービス上で取引データを交換した
- EDI（電子データ交換）で受発注情報をやり取りした
紙に印刷して渡す・受け取るのではなく、データそのものが行き来していれば電子取引です。「メールの本文に金額が書いてあるだけ」でも取引情報に当たる場合があり、対象は思いのほか広く及びます。
2024年1月に紙保存が原則できなくなった経緯
この義務は、いきなり始まったわけではありません。改正法は2022年1月に施行されましたが、準備が間に合わない事業者に配慮して、2023年12月末までの2年間は「宥恕措置」が設けられていました。この期間は、一定の要件のもとでデータを印刷した紙での保存も認められていました。
その宥恕措置が2023年末で終了し、2024年1月からは電子取引データをデータのまま保存することが本格的に求められるようになりました。ここで新たに設けられたのが、本記事の主題である「新たな猶予措置」です。名前は似ていますが、旧宥恕措置とは中身が大きく異なります。次章で詳しく見ていきます。
2024年に新設された「新たな猶予措置」の中身
「猶予措置があるなら、これまでどおり紙でよいのでは」と考えたくなりますが、そこには落とし穴があります。旧措置と新措置の違いを正しくつかむことが、実務対応の出発点になります。
旧「宥恕措置」と新「猶予措置」の決定的な違い
2つの措置は、いずれも「保存要件を完全には満たせなくても認める」という点では共通します。しかし、データそのものの扱いが決定的に違います。
| 比較項目 | 旧・宥恕措置（〜2023年末） | 新・猶予措置（2024年〜） |
|---|---|---|
| 期間 | 経過措置（2年間で終了） | 恒久的な措置 |
| データ保存の要否 | 紙で保存すればデータは削除も可 | データの保存は必須（削除不可） |
| ダウンロードへの対応 | 明示的な条件ではない | 求めに応じられることが条件 |
| 出力書面の提示 | 紙保存が中心 | 整然・明瞭な書面の提示が条件 |
最大の違いは、新しい猶予措置では電子データそのものの保存が必須である点です。旧措置のように「印刷したから元データは消してよい」とはなりません。データは残したうえで、後述する条件を満たせば、検索機能などの細かな保存要件が免除される、という構造です。
猶予措置が適用される3つの条件
新たな猶予措置は、次の3つの条件をすべて満たす場合に適用されます。事前の申請や届出は不要で、条件を満たしていれば結果として適用される点が特徴です。
- 相当の理由がある：保存要件に従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由がある」と認めること
- ダウンロードの求めに応じられる：税務調査などの際に、電子取引データのダウンロード（提示・提出）の求めに応じられること
- 出力書面の提示に応じられる：そのデータを出力した書面を、整然とした形式かつ明瞭な状態で提示・提出できるよう整理して保存していること
これら3条件を満たせば、本来求められる検索要件や真実性の確保の措置に「従って」保存する必要がなくなります。ただし繰り返しになりますが、データ自体は保存し続ける必要があります。
「事前申請が不要」であることの実務上の意味
この猶予措置は、税務署に何かを提出して許可をもらう仕組みではありません。だからこそ注意が必要です。「うちは猶予措置の対象だから安心」と自己判断していても、税務調査の際にダウンロードや出力書面の求めに応じられなければ、要件を満たしていなかったと判断されるおそれがあります。
つまり、猶予措置に頼る場合でも「データを確実に保存し、いつでも取り出せる状態にしておく」という最低限の運用は欠かせません。申請が不要なぶん、社内の運用でしっかり担保する必要がある、と理解してください。
「相当の理由」と「ダウンロードの求め」を正しく理解する
猶予措置のカギを握るのが、「相当の理由」と「ダウンロードの求め」という2つの言葉です。どちらも解釈を誤りやすいため、実務に落とし込める形で整理します。
相当の理由として想定されるケース
「相当の理由」とは、保存要件をきちんと満たせなかったことについて、やむを得ない事情があることを指します。国税庁の考え方として、システムや社内体制の整備が間に合わないといった事情が広く含まれると示されています。実務的には、次のようなケースが想定されます。
- 要件を満たすシステムの導入や社内ワークフローの整備が、資金・人手の都合で間に合っていない
- 担当者の異動や退職により、当面は十分な体制を組めていない
- 取引量に対して、要件対応の準備に相応の時間を要している
一方で、「対応する意思がまったくなく、データも保存していない」という状態は、相当の理由とは認められにくいと考えられます。あくまで「前向きに対応を進めているが、いまはまだ整っていない」という状況を救済する趣旨と捉えるのが実務的です。具体的な線引きは個別事情によるため、判断に迷う場合は税理士や所轄税務署に確認しましょう。
「ダウンロードの求めに応じる」とは何をすることか
ダウンロードの求めとは、税務調査などの際に、調査担当者から電子取引データそのものの提示・提出を求められることを指します。これに「応じられる」状態とは、次のような対応ができることです。
- 保存しているデータの中から、求められた取引のファイルをすぐに探し出せる
- そのデータを、コピーや出力といった形で提出できる
- ファイルが破損・消失しておらず、内容を確認できる状態で残っている
ここで重要なのは、探し出せることが前提になっている点です。フォルダにファイルを放り込んでいるだけで、どこに何があるか分からない状態では、実質的に「応じられない」ことになりかねません。だからこそ、後述するファイル命名や台帳のルールが効いてきます。
出力書面の「整然・明瞭」な提示とは
3つめの条件である出力書面の提示は、データを印刷した紙を、見やすく整理された状態で示せることを求めています。「整然とした形式」「明瞭な状態」とは、次のようなイメージです。
- 日付順・取引先順など、一定の規則で整理されている
- 文字や金額が読み取れる十分な解像度で出力されている
- どの取引の書類かがすぐに判別できる
ここでの紙は、あくまで「データを補助的に見せるための出力」です。旧宥恕措置のように「紙が正本でデータは不要」という位置づけではない点を、あらためて押さえておきましょう。
原則的な保存要件（真実性・可視性）の整理
猶予措置は便利ですが、いつまでも頼り続ける前提の制度ではありません。将来的に本則対応へ移行することを見据えて、原則的な保存要件も理解しておきましょう。要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2本柱です。
真実性の確保に必要な3つの選択肢
真実性の確保とは、保存したデータが後から改ざんされていないことを担保する仕組みです。次のいずれか一つを満たせばよいとされています。自社に合った方法を選べます。
| 選択肢 | 内容 | コスト感 |
|---|---|---|
| タイムスタンプの付与 | 受領後、速やかにタイムスタンプを付ける | サービス利用料が必要 |
| 訂正削除履歴が残るシステム | 訂正・削除の記録が残る、または訂正削除できないシステムで保存 | 対応システムの導入が必要 |
| 事務処理規程を定めて運用 | 訂正削除の防止に関する規程を整備し、その規程に沿って運用する | 追加費用なしで始めやすい |
中小企業にとって着手しやすいのは、3つめの「事務処理規程による方法」です。専用のシステムやサービスがなくても、社内ルールを整えて運用することで真実性を確保できます。規程の作り方は後の章で具体的に解説します。
可視性の確保と検索要件
可視性の確保は、保存したデータを人が確認できる状態にしておくための要件です。主に次の2つから成ります。
- 見読可能装置の備付け：パソコン・ディスプレイ・プリンタと、その操作説明書を備え、画面や書面で速やかに確認・出力できること
- 検索機能の確保：「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索でき、日付や金額の範囲指定・複数条件の組み合わせでも探せること
検索機能は、専用システムがなくても工夫で満たせます。たとえば、ファイル名を「日付＿取引先＿金額」の形式でそろえ、表計算ソフトで一覧の索引を作る方法です。この方法なら、追加の費用をかけずに検索要件に近い状態を整えられます。
検索要件が不要になる小規模事業者の特例
一定の規模以下の事業者には、検索機能の確保が免除される特例があります。売上規模の基準は税制改正で見直されており、直近では前々年（法人は前々事業年度）の売上高が一定額以下の事業者などが対象とされています。この場合、税務調査時にダウンロードの求めに応じられれば、検索機能まで整える必要はありません。
この売上基準の金額は改正で変動しうるため、自社が特例の対象になるかどうかは、国税庁の最新の公表資料や顧問税理士に確認してください。特例に当てはまる場合でも、データの保存自体は必要です。
電子取引データ保存の社内フロー整備【チェックリスト】
ここからは実践編です。制度を理解したうえで、社内の保存フローをどう整えるかを、チェックリスト形式で示します。特別なツールがなくても始められる順序で並べました。まずはこの流れで着手してみてください。
ステップ1：対象データの棚卸しをする
最初にやるべきは、自社にどんな電子取引が発生しているかを洗い出すことです。抜け漏れがあると、そこだけ保存されていない状態が生まれてしまいます。次の観点で棚卸しをします。
- 部署ごとに、メールやWebで受け取る書類の種類を書き出す（請求書・見積書・注文請書など）
- 自社から送っている書類も対象に含める（送信データも保存義務の対象）
- 通販・クラウドサービスの管理画面から取得している明細・領収書を確認する
- それぞれの発生頻度と担当者を一覧にまとめる
この棚卸しの結果が、以降のルール設計の土台になります。担当者へのヒアリングを通じて、「実は個人のメールで受け取っていた」といった見落としを拾い上げることが大切です。
ステップ2：保存場所とファイル命名ルールを決める
次に、どこに、どんな名前で保存するかを統一します。ここが整うと、ダウンロードの求めや検索要件への対応がぐっと楽になります。おすすめのルールは次のとおりです。
- 保存場所を一本化する：共有フォルダやクラウドストレージに、年度・部署などで整理した保存先を決める
- ファイル名の形式をそろえる：「20260401＿〇〇商事＿110000」のように、日付＿取引先＿金額の順で統一する
- 索引を作る：表計算ソフトで取引年月日・取引先・金額の一覧を作り、検索の入口とする
命名ルールは、誰が見ても同じ名前を付けられるよう、記入例つきの手順書にしておくと定着しやすくなります。属人化を避けることが、長く続く運用のコツです。
ステップ3：事務処理規程を整備する
真実性の確保を追加費用なしで満たすなら、事務処理規程の整備が近道です。国税庁はサンプル（ひな形）を公開しており、自社の実態に合わせて手を加えれば、無理なく用意できます。規程の具体的な作り方は、次章でさらに掘り下げます。
ここまでの3ステップは、順番に進めることに意味があります。棚卸しで全体像をつかみ、保存の型を決め、最後にルールを文書化する。この流れなら、抜け漏れの少ない保存フローを組み立てられます。
事務処理規程の作り方と運用ポイント
事務処理規程は、電子取引データを「勝手に書き換えたり消したりしない」という社内の約束事を明文化したものです。ここでは、盛り込むべき項目と、形だけで終わらせないための工夫を解説します。
規程に盛り込むべき基本項目
訂正削除の防止を目的とする規程には、最低限、次の要素を含めておくと実務で機能します。
- 目的と適用範囲：何のための規程で、どの取引・どの部署に適用するか
- 対象データの定義：どの電子取引データを保存対象とするか
- 保存の方法と場所：どこに、どのように保存するか
- 訂正・削除の取り扱い：原則として訂正・削除を認めない旨と、やむを得ず行う場合の手続き
- 管理責任者：規程の運用に責任を持つ担当者・部署
難しく考える必要はありません。国税庁が公開しているひな形を出発点に、自社の実情に合わせて言葉を差し替えていけば、実用的な規程になります。まずは完璧を目指さず、運用しながら見直す姿勢が現実的です。
訂正削除を防ぐルールの落とし込み方
規程の核となるのが、訂正・削除の防止です。実際の運用では、次のような取り決めが有効です。
- 保存後のファイルは原則として上書き・削除しない
- 誤りが見つかった場合は、元データを残したまま訂正内容を別途記録する
- 訂正・削除を行った際は、日付・理由・担当者を台帳に記録する
これらのルールがあることで、「後から改ざんできない仕組み」を運用面から担保できます。システムに頼らずとも、ルールと記録の積み重ねで真実性を確保できるわけです。
運用を形骸化させないための工夫
規程は作って終わりではありません。むしろ、作った後の運用こそが本番です。形だけの規程にしないために、次のような取り組みをおすすめします。
- 新しく発生した取引パターンを、定期的に棚卸しに反映する
- 担当者が変わるときに、保存ルールの引き継ぎを必ず行う
- 年に一度など、保存状況をチェックする機会を設ける
特に、担当者の交代は運用が崩れやすいタイミングです。手順書と規程がそろっていれば、引き継ぎの負担も軽くなります。テレワークなどで担当者が分散している場合は、保存先とルールを一本化しておくことが、なおさら重要になります。
猶予措置に頼りきらない中長期の対応方針
最後に、少し先を見た話をします。猶予措置は恒久化されましたが、これは「対応しなくてよい」という意味ではありません。将来を見据えて、段階的に体制を整えていく視点が大切です。
猶予措置はゴールではなくスタートライン
新たな猶予措置は、あくまで「要件をすぐに満たせない事業者を救済する」ための仕組みです。データの保存とダウンロードへの対応は前提として求められており、何もしなくてよいわけではありません。むしろ、この措置を「体制を整えるための時間的猶予」と捉えるのが健全です。
猶予に安住していると、いざ税務調査でデータの提示を求められたときに慌てることになりかねません。措置を使いながらも、着実に運用の質を上げていく姿勢が求められます。
段階的に本則対応へ移行する進め方
いきなり完璧な体制を目指す必要はありません。次のように段階を踏むと、無理なく本則対応に近づけます。
- 第1段階：データを確実に保存し、探し出せる状態にする（猶予措置の前提を固める）
- 第2段階：事務処理規程を整備し、真実性を確保する
- 第3段階：検索要件を満たす索引やファイル命名を徹底する
- 第4段階：取引量の増加に応じて、専用システムの導入を検討する
自社の取引量やリソースに合わせて、どこまで進めるかを決めればよいのです。第2段階までを整えるだけでも、対応の水準は大きく上がります。
文書電子化・ペーパーレスの流れと合わせて考える
電子取引データ保存への対応は、社内のペーパーレス化と方向性が一致します。取引データをデータのまま扱う運用が定着すれば、請求書や見積書の電子交付や、電子申告（e-Tax）との連携も進めやすくなります。
紙の資料をデジタルブックとして配布・共有する取り組みと組み合わせれば、社内の情報の流れ全体を電子で完結させられます。電帳法対応を「守りの義務」だけで終わらせず、業務効率化という「攻めのDX」の入り口として活かす。そう捉えると、日々の運用にも前向きな意味が生まれてきます。
よくある質問（FAQ）
新たな猶予措置を使えば、これまでどおり紙で保存すればよいのですか？
いいえ、紙だけの保存では不十分です。新しい猶予措置では、電子取引データそのものの保存が必須です。旧宥恕措置と違い、印刷したからといってデータを削除することはできません。データを残したうえで、ダウンロードの求めや出力書面の提示に応じられる状態にしておく必要があります。
猶予措置を使うために、税務署へ申請や届出は必要ですか？
事前の申請や届出は不要です。相当の理由があり、ダウンロードや出力書面の求めに応じられれば、結果として適用されます。ただし申請がないぶん、実際にデータを保存し取り出せる状態にしておく運用が欠かせません。自己判断だけで安心せず、社内の保存体制を必ず整えておきましょう。
「相当の理由」はどの程度まで認められますか？
システムや社内体制の整備が間に合わないといった、やむを得ない事情が広く含まれるとされています。一方で、対応する意思がなくデータも保存していない状態は認められにくいと考えられます。前向きに対応を進めている状況を救済する趣旨です。個別の判断に迷う場合は、税理士や所轄税務署にご確認ください。
メール本文に金額が書かれているだけの場合も保存が必要ですか？
取引情報が含まれていれば、保存の対象になり得ます。添付ファイルだけでなく、メール本文自体に取引内容が記載されている場合は、その本文も保存しておくのが安全です。運用としては、該当メールをPDF化して保存フォルダに残すなど、社内で統一した方法を決めておくとよいでしょう。
専用のシステムがなくても電帳法に対応できますか？
対応できます。共有フォルダにデータを保存し、日付・取引先・金額をそろえたファイル名にして、表計算ソフトで索引を作れば検索要件に近づけます。真実性の確保は、国税庁のひな形をもとに事務処理規程を整えれば追加費用なしで満たせます。まずは無料でできる範囲から着手するのが現実的です。
検索要件が免除される小規模事業者の基準を教えてください。
前々年（法人は前々事業年度）の売上高が一定額以下の事業者などが対象とされ、この場合はダウンロードの求めに応じられれば検索機能まで整える必要はありません。ただし売上基準の金額は税制改正で変わりうるため、自社が対象かどうかは国税庁の最新資料や顧問税理士に確認してください。データの保存自体は引き続き必要です。
事務処理規程は自社で作らなければいけませんか？
ゼロから作る必要はありません。国税庁がサンプル（ひな形）を公開しているので、それを土台に自社の実情に合わせて言葉を差し替えれば十分に使えます。盛り込むべきは、対象データの定義、保存方法、訂正削除の取り扱い、管理責任者などです。まずは完璧を目指さず、運用しながら改善していく姿勢が現実的です。
保存義務を守らないと、どのようなリスクがありますか？
保存要件を満たさない場合、税務調査で指摘を受けたり、帳簿書類の信頼性に影響が及んだりするおそれがあります。罰則や青色申告への影響など、詳しいリスクは制度の運用状況にもよります。最新の取り扱いは国税庁の公表情報を確認し、不安があれば税理士に相談したうえで、まずはデータを確実に保存する体制づくりから始めてください。
✏️ 林 拓海より
中小企業の現場を取材していると、電帳法の話題になった途端に空気が重くなる場面によく出会います。「よく分からないから、とりあえず全部印刷している」「猶予措置があるらしいから、うちはまだ大丈夫だと思う」——そんな声を何度も聞いてきました。気持ちはとてもよく分かります。制度の説明はどうしても専門用語が多く、自分の会社が何をすればよいのかが見えにくいからです。
ですが、この記事でお伝えしたかったのは、電帳法対応は決して「大きなシステムを買うこと」ではない、という点です。本質は、取引のデータをきちんと残し、いつでも取り出せるように整理しておくこと。それだけです。共有フォルダの使い方を決め、ファイル名をそろえ、国税庁のひな形をもとに規程を用意する。ここまでは、追加の費用をほとんどかけずに、今日から着手できます。あるサービス業の中小企業では、まずファイル名のルールを統一するところから始め、半年ほどで無理なく保存フローを定着させていました。小さく始めて、続けながら整えていく。これがいちばん現実的な進め方だと感じています。
そしてもう一つ。電帳法対応は、面倒な義務であると同時に、社内のペーパーレス化を進める絶好のきっかけでもあります。取引データを電子で扱う習慣が根づけば、資料の共有や配布のあり方も自然と変わっていきます。守りの対応を、攻めの業務改善につなげる。そんな前向きな一歩として捉えていただけたら、取材を重ねてきた身としてこれほど嬉しいことはありません。
取材の場でいまも忘れられないのは、たった一人で経理を担っているという小さな会社のご担当者の言葉です。「制度が変わるたびに、自分だけ取り残されている気がして怖かった」と打ち明けてくれました。その方は、国税庁のひな形を印刷して赤ペンで自社用に書き換え、フォルダの並べ方を一枚の手順書にまとめただけで、「これなら次の人にも引き継げる」と、少しずつ表情がやわらいでいきました。特別なシステムを入れたわけでも、専門家に丸ごと頼んだわけでもありません。完璧な仕組みよりも、まずは一人でも回せる形を作ること。その小さな安心感こそが、長く続く運用の土台になるのだと、むしろこちらが教えられた思いでした。もし今、同じように不安を抱えている方がいらっしゃったら、どうか一人で抱え込まず、棚卸しでもファイル名のルール決めでも、着手できるところから一つずつ手をつけてみてください。動き出してしまえば、案外「これならできる」と思えるはずです。
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